Gérer les points de perturbation

Les points de perturbation sont nombreux :

• le bazar sur votre bureau ou à portée de main
• les pop-up vous alertant d’un mail ou d’un post,
• le post-it sur votre écran,
• le document ou la feuille de calcul ouverte,
• les multiples applications ouvertes sur votre bureau,
• …

Nous savons que nous ne sommes pas faits pour traiter plusieurs tâches simultanément (multitasking). Certains continuent à y croire mais la science nous a prouvé le contraire.

Passer d’une tâche à l’autre nécessite un temps d’adaptation évalué à une minute. Imaginez tout ce temps que vous allez gagner en vous concentrant sur une tâche et sur une seule sans être perturbé par d’autres tâches ou informations.

Comment traiter une information ?

Les trois questions à se poser :

1. Quelle est la prochaine étape liée à cette information ?
2. Quelle est la durée et l’échéance de cette tâche ?
3. Quelle sera la destination de cette information une fois traitée ?

1- Quelle est la prochaine étape liée à cette information ?

Il ne s’agit pas nécessairement de conclure le sujet mais d’anticiper les actions à mener :

• découpage en jalons s’il s’agit d’une mission (WBS),
• planification s’il s’agit de tâches nombreuses (Gantt).

2- Quelle est la durée et l’échéance de cette tâche ?

Il s’agit de déterminer son temps de traitement.

• la date buttoir,
• la durée de la tâche,
• le début de l’action.

3- Quelle est la place de l’information une fois traitée ?

Une fois l’action terminée, où allez-vous stocker l’information :

• la poubelle,
• un dossier fixe (armoire, classeur, archive),
• un dossier mobile (portofolio, pochette),
• …

Conseil :

1. Si la tâche est estimée à mois de 5 mn, réalisez-là dans les meilleurs délais.
2. Si elle est estimée à moins de 15 mn, placez-la dans votre todolist.
3. Sil elle est supérieure à 15 mn, inscrivez-la dans votre agenda.

Comment stocker l’information ?

1- La « magic box » :

Choisissez une boite avec un couvercle et suffisament grande.

• Regardez tout ce que vous avez sur votre bureau ou à portée de main,
• Traitez ce qui est urgent,
• Mettez tout le reste dans la boite en attendant de vous en occuper.

Cela va vous libérer de l’espace et limitera vos points de perturbation.

Durant une heure faites le tri et fixez les priorités en les intégrant à votre todolist ou à votre agenda.

2- La « travel wallet » :

Il peut s’agir d’une pochette transportable, d’un classeur mobile. Ce support vous permettra d’y stocker tous les documents que vous « récolterez » de l’extérieur :

• carte de visite,
• clé usb,
• brochure,
• documentation,
• …

Transvasez le contenu mobile dans la boite magique après avoir géré les urgences.

3- Le « bloc-note » :

Ce cahier est très utile car il est un point de mémorisation et d’organisation. C’est un accessoire externe de mémorisation. Un conseil : n’hésitez pas à l’utiliser dès que possible pour éviter les ruminations ou autres pensées nocturnes.

Chaque fois que des notes traînent dans votre cahier, arrachez la page et mettez-la dans la « magic box ».

Gérer les outils numériques

1- L’agenda digital

Votre agenda digital est à la fois le guide et le garant de vos missions.

Il va vous servir à programmer et à planifier toutes vos tâches.

• Prévoyez du temps entre chaque tâche,
• Ne vous fixez qu’une tâche à la fois,
• Invitez les participants concernés et fixez le contenu de manière précise (lieu, ordre du jour),
• Fixez-vous un maximum d’éléments,
• Fusionnez les agenda personnels, professionnels et ceux des collègues pour éviter le multitasking,
• Pour les activités récurrentes n’hésitez pas à les automatiser dans vos agendas.

2- La boite mail

La boite mail est un outil pouvant nuire à votre activité :

• notification de mails (à bannir),
• multitasking,
• videz régulièrement votre boite de réception,
• transformez un email en échéance lorsqu’il s’agit d’une tâche à accomplir.

Conseils :

Anticipez le comportement de vos interlocuteurs :

Exemple de messages utiles :

• Merci de ne pas répondre à cet email,
• Ne plus me mettre en copie de cet échange…

3- La todolist

A chaque fois que vous pensez à une tâche à réaliser, reportez-la dans votre todolist.

La todolist est un contenant provisoire qui doit être reporté dans votre agenda.

Quelques outils digitaux :

1. Todoist (Android)
2. Any.do (Android)
3. Nozbe
4. EveryTask
5. Evernote
6. Todoist [ToDo list]
7. Asana [ToDo List]
8. Ticktick (Android)
9. Tasks: Astrid (Android)
10. Gantter [Gantt]
11. FacileThings 2 [GTD]
12. Google keep (Android)
13. Wunderlist (Android)

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